ビジネスメールの書き出し10パターン｜社内・社外・初めて・お詫びなど場面別の例文とNG例

ビジネスメールを書くたびに「お世話になっております」から始めて、なんだか毎回同じで味気ない、と感じていませんか?相手によっては「この書き出しで失礼ではないか」と手が止まることもあるはずです。

この記事では、社内・社外・初めての相手・返信・お礼・お詫びなど場面ごとに使える、ビジネスメールの書き出し10パターンを例文つきでまとめました。

結論から言うと、書き出しは「あいさつ+名乗り+用件の予告」の3点セットが基本で、場面に合わせてあいさつの1文を入れ替えるだけで、マンネリも失礼も両方さけられます。

この記事でわかること

• ビジネスメールの書き出しの基本形(3点セット)
• 場面別に使える書き出し10パターンと例文
• 新人がやりがちな書き出しのNG例

ビジネスメールの書き出しの基本は「あいさつ+名乗り+用件の予告」

書き出しを迷わないために、まず基本形を固めておきましょう。宛名のあと、次の3つを順に書きます。

1. あいさつ:「お世話になっております」「お疲れさまです」など
2. 名乗り:「株式会社〇〇の△△です」(社内なら「△△です」)
3. 用件の予告:「〜の件でご連絡いたしました」

この3点が揃っていれば、どんな相手にも失礼になりません。マンネリをさける工夫は、1のあいさつの部分だけを場面に合わせて入れ替えることです。

ビジネスメールの書き出し10パターン(場面別・例文つき)

パターン1:社外の取引先への基本形

「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△です。」

迷ったらこれです。「いつも」を付けると、継続して取引のある相手へのあいさつとして自然になります。

パターン2:社内の上司・同僚への基本形

「お疲れさまです。△△です。」

社内では「お世話になっております」は使いません。部署が違う相手なら「お疲れさまです。〇〇部の△△です。」と部署を添えます。「ご苦労さまです」は目上に使わないので注意してください。

パターン3:初めて連絡する相手へ

「はじめてご連絡いたします。株式会社〇〇の△△と申します。」

初対面の相手に「お世話になっております」は不自然です。「突然のご連絡失礼いたします」を前に付けると、よりていねいになります。誰の紹介かがあれば、続けて書きます。

パターン4:返信するとき

「ご連絡ありがとうございます。△△です。」

返信では、まず相手のメールに対するお礼から入ると自然です。「早速のご返信ありがとうございます」「ご確認いただきありがとうございます」など、相手がしてくれたことに合わせて変えます。

パターン5:久しぶりに連絡する相手へ

「ご無沙汰しております。株式会社〇〇の△△です。」

数か月以上あいている相手には、「お世話になっております」より「ご無沙汰しております」が合います。「その節は大変お世話になりました」と続けると、前回のやり取りを思い出してもらえます。

パターン6:お礼を伝えるとき

「先日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。」

打ち合わせや対応のお礼は、書き出しの1行目で伝えるのが基本です。あとに回すと、お礼が添え物のように見えてしまいます。

パターン7:お詫びを伝えるとき

「このたびは〇〇の件でご迷惑をおかけし、申し訳ございません。」

お詫びのメールは、あいさつを短くして、すぐに謝罪に入ります。「お世話になっております」を長々と書いてから謝ると、誠意が伝わりにくくなります。社内か社外かで「申し訳ありません」「申し訳ございません」を使い分けます(申し訳ありませんと申し訳ございませんの違い)。

パターン8:急ぎの用件のとき

「お世話になっております。△△です。急ぎの件でご連絡いたしました。」

急ぎであることを書き出しで伝えると、相手が優先順位を判断できます。件名にも【至急】【本日中】などを入れておきましょう。

パターン9:催促・確認をお願いするとき

「お世話になっております。△△です。先日お送りした〇〇の件について、ご確認の状況をお伺いしたくご連絡いたしました。」

催促は、責める言い方にならないように「状況をお伺いしたく」と柔らかく入ります。相手が見落としている可能性を前提に、再度内容を添えると親切です。

パターン10:季節のあいさつを添えるとき

「暑い日が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。株式会社〇〇の△△です。」

日常の業務メールには不要ですが、年始や長期休暇明け、しばらくぶりの相手には一言添えると印象がやわらぎます。使いすぎると長くなるので、ここぞというときだけで十分です。

新人がやりがちなビジネスメールの書き出しNG例

• 社内メールで「お世話になっております」を使う(社内は「お疲れさまです」)
• 初めての相手に「いつもお世話になっております」と書く
• 名乗りを忘れて、誰からのメールか分からない(署名があっても1行目で名乗る)
• あいさつが3行以上続き、用件が見えない(用件の予告までを3行以内に)

ビジネスメールの書き出し10パターンのまとめ

• 書き出しは「あいさつ+名乗り+用件の予告」の3点セットが基本
• 場面(社外・社内・初めて・返信・久しぶり・お礼・お詫び・急ぎ・催促・季節)に合わせて、あいさつの1文だけを入れ替える
• 社内で「お世話になっております」、初対面で「いつもお世話になっております」は避ける

次にメールを書くときは、相手と場面を1つ決めて、この中から書き出しを選んでみてください。書き出しが決まると、本文もすっと書けるようになります。関連記事:ビジネス敬語の使い分け一覧 / ご苦労様ですとお疲れ様ですの違い / 「できません」の言い換え7パターン / 御社と貴社の違い / ご教示とご教授の違い