了解しましたと承知しましたの違いは？上司に失礼にならない使い分けと例文

上司や取引先からメールが届いたとき、返信に「了解しました」と書いてよいのか迷ったことはないでしょうか。

意味としては伝わるものの、「目上の人に使うと失礼なのでは？」と不安になる人は多いです。特に新社会人や転職直後の人は、たった一言の返事でも慎重になりますよね。

結論から言うと、「了解しました」と「承知しました」は、どちらも相手の内容を理解したことを伝える表現です。ただし、ビジネスでは受け取られ方に違いがあります。

文化庁の「敬語の指針」でも、敬語は単なる言葉の形だけでなく、相手との関係や場面に応じて使い分けるものとして整理されています。そのため、「了解しました」と「承知しました」も、どちらが絶対に正しいかではなく、誰に向けて使うかを意識することが大切です。

上司や取引先には「承知しました」を使う方が無難です。一方で、同僚や部下、気心の知れた社内チャットでは「了解しました」でも自然に使われる場面があります。

この記事では、了解しましたと承知しましたの違いを中心に、上司に失礼にならない使い分けや、メールでそのまま使える例文をわかりやすく解説します。

了解しましたと承知しましたの違いを結論から解説

了解しましたと承知しましたの違いは、簡単に言うと「丁寧さ」と「使いやすい相手」にあります。

「了解しました」は、相手の話や指示を理解したことを伝える表現です。言葉の意味としては、内容を理解すること、または理解して認めることを表します。

辞書系の解説では、「了解」は物事の内容や事情を理解して承認すること、「承知」は事情を知ることや、依頼・要求などを聞き入れることとして説明されています。つまり、どちらも「分かった」と伝える言葉ですが、「承知しました」は依頼を受け入れる場面でも使いやすい表現です。参考：コトバンク「了解」「承知」

ただ、ビジネスの場では「了解しました」がややくだけた印象を持たれる場合があります。

一方で、「承知しました」は、相手の話や依頼を理解し、受け入れたことを丁寧に伝える表現です。そのため、上司・取引先・お客様への返事では「承知しました」の方が安心して使えます。

たとえば、上司から次のようなメールが届いたとします。

明日の会議資料を、本日中に確認しておいてください。

この返信として、

了解しました。

と書いても意味は伝わります。ただし、少し短く、軽い印象になる可能性があります。

より丁寧にするなら、次のように書くと自然です。

承知しました。
本日中に資料を確認いたします。

このように「承知しました」を使うと、相手の指示をきちんと受け止めた印象になります。さらに「何をするのか」まで添えると、仕事の返事としてより安心感が出ます。

ただし、「了解しました」がいつも悪いわけではありません。たとえば、同僚から「今日の打ち合わせ、15時に変更でお願いします」とチャットが来た場合は、

了解しました。15時で予定を入れておきます。

という返事でも自然です。

つまり、了解しましたと承知しましたの違いは、言葉の正誤だけではなく、相手との関係や場面による使い分けにあります。

了解しましたは上司に使うと失礼？

「了解しました」は、上司に使うと必ず失礼になるとまでは言い切れません。ただし、上司への返事では避けた方が無難です。

国立国語研究所の「ことば研究館」でも、「了解しました」が目上の人に対して必ず敬意を欠く表現だとは一概に言えない、という趣旨の解説がされています。参考：国立国語研究所「『了解しました。』は敬意表現にならないか」

とはいえ、実際の職場では相手の受け止め方に差があります。そのため、上司や取引先には「承知しました」を選ぶ方が安心です。

理由は、「了解しました」がビジネスの場でややカジュアルに受け取られることがあるからです。特に年上の上司や、言葉遣いを大切にする職場では、「少し軽い返事」と感じられる場合があります。

たとえば、入社して間もない社員が、部長からの依頼に対して次のように返信したとします。

了解しました。対応します。

意味は問題ありません。しかし、人によっては「少し事務的だな」「もう少し丁寧な返事の方がよいな」と感じるかもしれません。

この場合は、次のように直すと印象がよくなります。

承知しました。
本日中に対応いたします。

さらに丁寧にしたい場合は、次の表現も使えます。

承知いたしました。
確認のうえ、改めてご報告いたします。

上司への返信では、返事だけで終わらせず、次に自分が何をするのかを添えるとよいです。これだけで、かなり仕事が進めやすい印象になります。

ただし、会社によって雰囲気は違います。普段から上司がチャットで「了解です」「OKです」と短く返す職場なら、社内チャットで「了解しました」を使っても問題になりにくいでしょう。

それでも、迷った場合は「承知しました」を選ぶ方が安心です。特にメールや正式な依頼への返信では、丁寧な表現を使った方が失敗しにくくなります。

承知しましたはどんな場面で使う？

「承知しました」は、上司・取引先・お客様など、丁寧に返事をしたい場面で使いやすい表現です。

特に、相手から依頼・指示・連絡を受けたときに自然に使えます。単に「分かりました」と返すよりも、きちんと受け止めた印象になりやすいでしょう。

たとえば、上司から次のような依頼が来た場合に使えます。

明日の資料を10部印刷しておいてください。

返信は次のようにするとよいでしょう。

承知しました。
明日の会議前までに10部印刷しておきます。

取引先から日程変更の連絡が来た場合も、「承知しました」は使いやすいです。

日程変更の件、承知しました。
6月28日（金）14時にて予定を調整いたします。

このように、相手の連絡を受け入れたうえで、こちらの対応を伝えると丁寧です。

「承知しました」は、次のような場面で特に向いています。

場面	使い方の例
上司から指示を受けたとき	承知しました。本日中に対応いたします。
取引先から連絡を受けたとき	日程変更の件、承知しました。
お客様から要望を受けたとき	承知しました。確認のうえ、改めてご連絡いたします。
メールで返信するとき	承知しました。資料を確認いたします。
丁寧に受け答えしたいとき	承知いたしました。手配を進めます。

一方で、友人やかなり親しい同僚に使うと、少し硬く感じられることもあります。

たとえば、同僚から「ランチ13時でいい？」と聞かれて、

承知しました。

と返すと、少し距離を感じる人もいるでしょう。この場合は「了解です」「大丈夫です」の方が自然です。

つまり、「承知しました」は丁寧で便利な表現ですが、どんな場面でも使えばよいわけではありません。相手との距離感に合わせることが大切です。

了解しましたと承知しましたの使い分け早見表

了解しましたと承知しましたの違いを迷わず判断したい場合は、相手と場面で考えると分かりやすいです。

基本的には、目上や社外には「承知しました」、同僚や部下には「了解しました」も使える、と覚えておくとよいでしょう。

相手・場面	了解しました	承知しました	おすすめ
上司へのメール	やや軽く見える場合がある	丁寧で使いやすい	承知しました
取引先へのメール	避けた方が無難	丁寧で自然	承知しました
お客様対応	軽く感じられることがある	丁寧だが、場面により「かしこまりました」も自然	承知しました／かしこまりました
同僚とのメール	問題ない場面が多い	少し丁寧	どちらでも可
部下への返信	自然に使える	少し硬い場合がある	了解しました
社内チャット	自然に使いやすい	丁寧な印象	相手により使い分け
かなり親しい相手	自然	やや硬い	了解です／了解しました

たとえば、同じ「分かりました」という返事でも、相手が誰かで表現は変わります。

上司には、

承知しました。確認後、ご報告いたします。

取引先には、

承知しました。ご依頼の内容で進めてまいります。

同僚には、

了解しました。こちらで対応しておきます。

部下には、

了解しました。完了したら共有してください。

このように、言葉を少し変えるだけで、文章の印象は大きく変わります。

特にメールは、表情や声の調子が伝わりません。そのため、相手がどう受け取るかを考えて、少し丁寧に書くくらいが安全です。

ビジネスメールで使える例文

ここでは、了解しましたと承知しましたの違いを踏まえて、ビジネスメールで使える例文を紹介します。

大事なのは、ただ「承知しました」と返すだけで終わらせないことです。相手が知りたいのは、「本当に伝わったのか」「次にどう動くのか」という点だからです。

上司に返信する場合

上司への返信では、「承知しました」を使うと丁寧です。

たとえば、上司から「本日中に資料を確認してください」と依頼された場合は、次のように返せます。

承知しました。
本日中に資料を確認し、修正点があればご報告いたします。

会議の時間変更を受けた場合は、次の表現が使いやすいです。

承知しました。
明日の会議は15時開始で予定を調整いたします。

作業の依頼を受けたときは、期限を入れるとより分かりやすくなります。

承知しました。
ご依頼の件、明日午前中までに対応いたします。

このように、上司への返信では「承知しました」に加えて、対応内容や期限を書くと安心感が出ます。

ただし、社内チャットで上司との距離が近い場合は、もう少し短くても問題ないことがあります。

承知しました。確認します。

短い文章でも、丁寧さは十分に伝わります。

取引先に返信する場合

取引先に返信する場合は、「承知しました」または「承知いたしました」を使うと無難です。

たとえば、打ち合わせ日程の変更連絡を受けた場合は、次のように書けます。

日程変更の件、承知しました。
6月28日（金）14時にて予定を調整いたします。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。

取引先から依頼内容の変更があった場合は、少し丁寧にすると安心です。

ご依頼内容の変更について、承知いたしました。
いただいた内容をもとに、資料を修正いたします。
修正後、改めてご確認をお願いいたします。

お客様対応に近い場面では、「かしこまりました」を使っても自然です。

かしこまりました。
担当者に確認のうえ、改めてご連絡いたします。

ただし、社外メールで「了解しました」を使うと、相手によっては少し軽く感じられる場合があります。失礼と断定できるわけではありませんが、迷ったときは「承知しました」を選びましょう。

同僚・部下に返信する場合

同僚や部下への返信では、「了解しました」も自然に使えます。

たとえば、同僚から「資料の共有は16時でお願いします」と連絡が来た場合は、次のように返せます。

了解しました。
16時までに共有します。

部下から「本日の作業が完了しました」と報告が来た場合も、短く返すなら次のようになります。

了解しました。
確認しておきます。

ただし、同僚や部下であっても、内容が重要な場合は少し丁寧にするとよいです。

承知しました。
いただいた内容を確認し、必要があればこちらから連絡します。

社内チャットでは、やり取りの速さも大切です。いつも丁寧すぎる文章を書くと、かえって堅苦しくなる場合があります。

たとえば、急ぎの確認に対しては、

了解です。すぐ確認します。

でも十分に伝わります。

相手との関係性や職場の雰囲気に合わせて、自然な表現を選びましょう。

承知いたしました・かしこまりましたとの違い

「承知しました」と似た表現に、「承知いたしました」と「かしこまりました」があります。

どれも相手の話を理解し、受け入れたことを伝える表現ですが、丁寧さや使う場面に少し違いがあります。

表現	印象	使いやすい場面
承知しました	丁寧で一般的	上司・社外メール
承知いたしました	より丁寧	取引先・重要な依頼への返信
かしこまりました	接客・お客様対応で丁寧	お客様対応、受付、販売、電話対応
了解しました	ややカジュアル	同僚・部下・社内チャット

たとえば、上司に返信するなら「承知しました」で十分丁寧です。

承知しました。
午後までに資料を修正いたします。

取引先から大切な依頼を受けた場合は、「承知いたしました」を使うと、より丁寧な印象になります。

承知いたしました。
ご指定の内容で進めてまいります。

お客様から注文内容の変更を受けた場合は、「かしこまりました」が自然です。

かしこまりました。
変更内容を確認し、手配いたします。

ただし、日常的な社内連絡で毎回「承知いたしました」「かしこまりました」を使うと、少し硬すぎる場合があります。

たとえば、隣の席の同僚から「会議室、Bに変わったよ」と言われて、

かしこまりました。

と返すと、やや接客のような印象になります。この場合は「了解しました」「承知しました」くらいが自然でしょう。

つまり、丁寧な言葉ほどよいというわけではありません。相手と場面に合った言葉を選ぶことが、ビジネス敬語では大切です。

了解しましたを使ってもよい場面

「了解しました」は、ビジネスで絶対に使ってはいけない言葉ではありません。

使ってもよい場面はあります。特に、同僚・部下・気心の知れた社内メンバーとのやり取りでは、自然に使われることが多いです。

たとえば、同僚からチャットで次のような連絡が来たとします。

今日の定例、10分遅れで始めます。

この場合は、

了解しました。

または、

了解です。準備しておきます。

で問題ない場面が多いでしょう。

部下から「資料を共有しました」と報告があった場合も、次のように返せます。

了解しました。
確認しておきます。

このように、社内で短く返事をしたいときには「了解しました」が便利です。特にチャットでは、長すぎる文章よりも、早く分かりやすい返信が好まれることもあります。

ただし、同じ社内でも、役員やあまり話したことのない上司に送る場合は注意が必要です。相手との距離が遠いほど、「承知しました」を使う方が安全です。

たとえば、普段あまりやり取りしない部長からメールが来た場合に、

了解しました。

とだけ返すより、

承知しました。
内容を確認のうえ、対応いたします。

と書いた方が、丁寧で落ち着いた印象になります。

「了解しました」は便利な表現ですが、使う相手を選びます。迷ったら「承知しました」と書く。これを基本にしておくと、大きな失敗は避けやすくなります。

避けた方がよい言い方

ビジネスメールでは、相手に軽く見られやすい言い方を避けた方が安心です。

特に、上司や取引先への返信では、次の表現に注意しましょう。

避けた方がよい表現	理由	言い換え例
了解です	カジュアルに見える	承知しました
了解っす	かなりくだけた印象	承知しました
りょ	仕事の連絡には不向き	承知しました
分かりました	間違いではないが、やや簡単な印象	承知しました
了解いたしました	丁寧な形ではあるが、相手によっては「承知いたしました」の方が自然	承知いたしました
承知です	やや省略された印象	承知しました

たとえば、取引先から納期について連絡が来たときに、

了解です。

と返すと、少し軽く見える可能性があります。相手との関係が近ければ問題にならないかもしれませんが、初めての相手や大事な案件では避けた方が安心です。

この場合は、次のように書くと自然です。

承知しました。
ご連絡いただいた納期で進めてまいります。

また、社内チャットでよくある「りょ」「了解っす」のような返事は、仕事上の正式なやり取りには向いていません。仲のよい同僚との軽いやり取りなら使われることもありますが、上司や社外には使わない方がよいでしょう。

「了解いたしました」は、敬語の形として成り立ちます。ただ、ビジネスメールでは「承知いたしました」の方がより無難に受け取られやすい表現です。どちらを書くか迷うなら、「承知いたしました」を選ぶと安心できます。

大切なのは、相手に不快感を与えないことです。言葉に迷ったときは、「この相手に少し丁寧すぎるくらいで問題ないか」と考えると判断しやすくなります。

よくある質問

了解いたしましたなら上司に使える？

「了解いたしました」は、「了解しました」より丁寧に見える表現です。

ただし、上司や取引先に使うなら、了解いたしましたよりも承知いたしましたの方が無難です。

理由は、「了解」という言葉自体がややカジュアルに受け取られる場合があるためです。「いたしました」を付けても、相手によっては「承知いたしました」の方が自然に感じることがあります。

たとえば、上司から大事な依頼を受けた場合は、

了解いたしました。対応します。

よりも、

承知いたしました。確認のうえ、対応いたします。

の方が丁寧な印象になります。

もちろん、「了解いたしました」が必ず間違いというわけではありません。ただ、失礼に見えない表現を選びたいなら、「承知いたしました」を使う方が安心です。

承知しましたと承知いたしましたはどちらが丁寧？

「承知しました」と「承知いたしました」では、承知いたしましたの方がより丁寧です。

「承知しました」でも、上司や社外メールに十分使えます。普段のビジネスメールであれば、多くの場合は「承知しました」で問題ありません。

一方、取引先への重要な返信や、お客様対応、改まった場面では「承知いたしました」を使うと、より丁寧な印象になります。

たとえば、社内の上司には、

承知しました。資料を確認いたします。

取引先には、

承知いたしました。ご依頼の内容で進めてまいります。

と使い分けると自然です。

ただし、どのメールでも毎回「承知いたしました」を使う必要はありません。文章全体が硬くなりすぎることもあるため、相手や内容に合わせて選びましょう。

承知ですは正しい？

「承知です」は意味としては通じますが、ビジネスメールでは少し省略された印象になります。

上司や取引先に送るなら、「承知しました」または「承知いたしました」と書く方が無難です。

たとえば、

承知です。

だけだと、短く軽い印象を与える場合があります。丁寧にするなら、次のようにしましょう。

承知しました。
本日中に確認いたします。

社内チャットで、気心の知れた相手に短く返す場合は「承知です」でも通じます。ただし、正式なメールや社外連絡では避けた方が安心です。

チャットで了解ですは使ってもよい？

社内チャットであれば、「了解です」を使っても問題ない場面はあります。

特に、同僚や部下との短いやり取りでは、自然に使われることが多いです。

たとえば、同僚から、

会議、14時からに変更です。

と来た場合、

了解です。予定を変更しておきます。

と返しても、違和感は少ないでしょう。

ただし、上司や社外の人が参加しているチャットでは、少し丁寧にした方が安心です。

承知しました。予定を変更いたします。

最近は、メールだけでなくチャットで仕事を進める会社も増えています。そのため、短く分かりやすい返信も大切です。ただし、相手が上司か、取引先か、同僚かによって表現を変えることは変わりません。

チャットだから何でも軽くしてよい、というわけではない点に注意しましょう。

まとめ

了解しましたと承知しましたの違いは、意味そのものよりも、ビジネスでの丁寧さや使う相手にあります。

「了解しました」は、相手の話を理解したことを伝える表現です。同僚や部下、親しい社内チャットでは自然に使える場面があります。

一方で、「承知しました」は、より丁寧な印象を与えやすい表現です。上司・取引先・お客様への返信では、「了解しました」よりも「承知しました」を使う方が無難でしょう。

最後に、使い分けの目安をまとめます。

場面	おすすめ表現
上司へのメール	承知しました
取引先へのメール	承知しました／承知いたしました
お客様対応	かしこまりました／承知いたしました
同僚とのやり取り	了解しました
部下への返信	了解しました
社内チャット	了解です／承知しました
迷ったとき	承知しました

ビジネス敬語は、難しい言葉をたくさん覚えることが目的ではありません。大切なのは、相手が気持ちよく受け取れる言葉を選ぶことです。

もし「了解しました」と「承知しました」で迷ったら、上司や社外には「承知しました」、同僚や部下には「了解しました」も使える、と覚えておくと分かりやすいです。

小さな言葉の違いですが、メールやチャットの印象は大きく変わります。今日からぜひ、相手に合わせて使い分けてみてください。